隐私声明

1. 关于本通知

本通知说明 X TRONIC AUTOMATION (M) SDN. BHD.（注册号码：202501019948 (1621361-P)，地址：34, Persiaran Bercham Selatan 19, Taman Bercham Jaya, 31400 Ipoh, Perak, Malaysia，以下简称“我们”）如何处理通过本网站询价及相关沟通取得的个人资料。我们是这些资料的资料控制者（data controller）。

本通知主要适用于询价阶段，并说明正式接收维修案件后资料如何进入维修管理流程。

2. 收集的资料与用途

我们收集您直接提供的公司名称、联系人姓名、邮箱、电话号码、设备资料（厂牌、型号或零件编号、所需服务及数量）、故障描述及附件（最多 3 个 PDF、JPG、PNG 或 WEBP 文件，合计 4 MB），用于评估维修需求、准备报价、回复询价及进行相关沟通。如果您通过邮件、电话或 WhatsApp 联系我们，我们会收到您发送的资料。

网站也会处理 IP 地址等必要技术资料，用于运行维护及防止滥用。表单会在几分钟内使用您的 IP 地址限制重复提交，该资料只保存在服务器的运行内存中，不会存入数据库。网站托管服务商也可能保留标准的服务器记录（例如 IP 地址、浏览器类型和访问的页面），用于安全和运营。

请仅提供与询价有关的资料。如您提供他人的个人资料，请确保您有权提供。

3. Cookie 与分析工具

本网站不设置 Cookie，也不使用任何分析、广告或追踪工具，不会在您的浏览器中保存任何内容。字体和 3D 图形均由本网站自身提供。指向 Google 地图和 WhatsApp 的链接会打开由其他公司运营的服务，适用其各自的隐私政策。如日后加入分析工具，我们会先更新本通知。

4. 资料传送及处理范围

网上询价资料及附件通过邮件传送至公司指定邮箱，供内部人员评估和回复，网站本身不保留副本。我们不会出售或出租个人资料，并且：

• 询价资料不会交给外包维修商或合作伙伴；
• 询价资料不会在询价阶段录入维修管理系统（ERP）。只有当公司正式接收维修案件后，才会将相关案件资料录入 ERP，用于管理该维修案件；
• 报价单和发票在我们的会计系统中制作和保存；
• 网站托管、邮件及相关技术服务供应商只在提供服务所需的范围内处理资料：本网站由 Microsoft Azure（马来西亚区域）托管，询价邮件由邮件服务商传送和存储（我们的询价邮箱为 Google Gmail 账户）。部分系统可能位于马来西亚境外，我们只在 PDPA 第 129 条允许的情况下将资料转移至境外；以及
• 我们也可能按适用法律要求披露资料。

5. 资料保护

本网站使用加密的 HTTPS 连接，会检查附件的文件类型，并通过加密连接将询价发送到只有获授权员工才能访问的邮箱。没有任何系统是绝对安全的，但我们会采取合理可行的措施，防止您的资料遗失、被滥用或被未经授权访问。

如发生个人资料外泄，我们会按照 PDPA 的要求通知个人资料保护专员；若外泄可能对您造成重大伤害，我们也会通知您。

6. 资料保存

• 询价邮件：询价资料及附件会保留在公司用于接收询价的邮箱中。自收到之日起最多保存 7 年，之后予以删除。您也可以随时要求我们提前删除您的询价，除非法律要求保留，我们会予以删除。
• 维修记录：公司正式接收维修案件后，ERP 中的维修记录会永久保存，因为这是设备的维修历史，用于后续跟进及重复维修。
• 报价单和发票：按马来西亚会计及税务法律要求，在会计系统中保存至少 7 年。

7. 提供资料的选择与您的权利

表单标有“*”的项目为提交网上询价所需；附件及标明选填的项目可自行选择提供。缺少必填资料将无法提交表单，但您仍可通过电话或邮箱联系我们。

根据 PDPA，您可以要求查阅或更正我们持有的您的个人资料、撤回同意、要求停止可能对您造成重大损害或困扰的处理、要求停止将您的资料用于直接营销，以及在技术可行时要求将您的资料传送给另一机构（资料可携权）。撤回同意或停止处理可能影响我们继续评估或回复询价的能力。

请通过下列联系方式提出请求。我们可能需要先核实您的身份，并会在 21 天内回复。如对我们的回复不满意，您可以向个人资料保护专员（Jabatan Perlindungan Data Peribadi，网址 www.pdp.gov.my）投诉。

8. 儿童与通知更新

本网站面向企业用户，并非针对儿童。当我们的做法或法律发生变化时，我们可能会更新本通知，页面顶部的日期为最新版本日期。如英文版、中文版与马来文版有出入，以英文版为准。

9. 联系我们

如对个人资料处理有疑问，或希望提出相关请求，请联系：

邮箱

simpsontan87@gmail.com

电话

+60 12-506 1844

地址

X TRONIC AUTOMATION (M) SDN. BHD., 34, Persiaran Bercham Selatan 19, Taman Bercham Jaya, 31400 Ipoh, Perak, Malaysia